הערכת עובדים או פידבק הוא אחד האלמנטים החשובים ביותר בהתקדמות נכונה ואפקטיבית של כל אדם, כמעט בכל סיטואציה בחיים על אחת כמה וכמה כאשר מדובר על סביבת העבודה ופעילות עסקית. עקומת הלמידה שלנו מושפעת מהנסיון שאנחנו צוברים ומהידע שאנחנו רוכשים כאשר שני אלה הם שכלול של פרמטרים שונים. אחת הדרכים היותר יעילות ללמידה היא באמצעות קבלת פידבק במסגרתו אנחנו מבינים האם אנחנו מתנהלים בצורה נכונה או לא, בין אם מדובר על משוב אשר מגיע מקולגה, מנהל או מורה ובין אם מדובר על פידבק שמתקבל מהשטח מהצלחה או אי הצלחה של החלטה או מעשה שקיבלנו.
במיוחד בכל מה שנוגע אל עולם העבודה, הערכת עובדים ומתן משוב הם מהלכים שיש בהם משום תרומה חשובה לא רק להצלחותיו ותפוקותיו של העובד, אם כי הדבר תורם לארגון כולו ואלה אף עוזרים גם למנהלים להשתפר.
כיום, במרבית הארגונים ניתן לראות כי בפרקי זמן משתנים מנהלים רבים מתבקשים לבצע הערכת עובדים ומתן משוב, אלא שהמנהלים אשר מתבקשים לעשות זאת לא תמיד בעצמם מקבלים את הכלים הנכונים לעשות זאת. הערכת עובדים ומתן משוב אשר אינם נעשים בצורה מקצועית, ממוקדת ומנחה עלולים לאבד מהאפקטיביות שלהם ובמקרים מסויימים אף לפספס את המטרה כולה.
מהו תהליך הערכת עובדים וכיצד לבצע אותו?
אז שמעתם על זה, אולי קיבלתם משוב מהמנהלים שלכם בעבר, אולי עכשיו אתם המנהלים ואתם מעוניינים לדעת כיצד להעריך את עובדיכם ולתת להם הערכה נכונה. אתם מבינים שזה חשוב לעובדים שלכם וזה יכול לגרום לצוות להתגבש, להרגיש יותר שמחה, ואף להגדיל את תוצאות הארגון. אז איך עושים זאת? אולי זה נשמע מפחיד כי לא לכל אחד בטבעיות שלו יש את האפשרות לתת פידבק וגם לקבל, מבלי לחשוש למה יקרה אם המסר לא יעבור כמו שצריך וכדומה.
הגבירו את קצב משוב לעובדים
נתחיל מיזה, כי זה חשוב מאוד. אל תתנו לעובדים משוב על עבודתם אחת לאף פעם כמו חברות רבות שעושות. למעשה, ישנם מחקרים שמראים שתהליך הערכת עובדים צריך להיות על בסיס חודשי, שבועי ואפילו יומי, כן כן. אני לא אומר שאתם צריכים לעשות את אותו דבר אבל הרעיון נשאר זהה. מהרגע שבו חשבתם על משהו עד לזמן בו אתם אמורים להגיד אותו לעובד, צריך להיות מהיר. אני מאתגר אתכם להאיץ את קצב הערכת העובדים שלכם.
הגדירו זמנים להערכת עובדים ועימדו בהם
החלטתם שאתם רוצים לתת משוב לעובדים אחת לשנה, אז תעמדו בזה. אל תתנו לעובדים להתייבש ולחכות שנים עד שתתנו להם הערכה ומשוב. משוב לעובדים צריך להיות מוטמע בחברה ואם קבעתם זמן מסויים שבו אתם אמורים לתת משוב לעובדים, תעשו זאת. אתם האחראים להשיב אותם בכיסא, לקבוע איתם פגישה ולתת להם הערכה. הכינו טבלה באקסל בה אתם קובעים את היעדים העתידיים בהם אתם הולכים לשבת עם העובדים ולתת להם הערכה. כיתבו באקסל/וורד את הדברים שאתם רוצים להגיד להם כך שלא תשכחו והכניסו ליומן. אתם יכולים אפילו להכין טבלה מובנת מראש שבה אתם צריכים רק למלא את החסר ואת מה שאתם חושבים על העובד/שאלות מובנות. כמו לדוגמא, מה היית רוצה עוד מהחברה ואתה לא מקבל כרגע? היכן אתה רואה את עצמך ב5 שנים הבאות. ובכך לחסוך זמן, והתנהלות טובה יותר. אם בתחילת העבודה שלהם הסברתם להם שאתם הולכים לתת להם משוב אחת לשנה ולמעשה כל פעם זה נדחה ואפילו לעולם לא קרה, בסופו של דבר הם לא יהיו מרוצים וככל הנראה יחשבו על עזיבה או שהם יהיו מתוסכלים לכל הפחות.
ניהול פגישת הערכת עובד נכונה
ראשית, בעת הפגישה הסבירו לעובד את הציפיות שלכם ממנו, תנו לו להרגיש שאין בהכרח צורך ממנו להתכונן לפגישה הזאת. הסבירו לו מה עומד להיות וכיצד הולכת להתנהל השיחה. הסבירו לו על המשוב הכללי, נקודות לשיפור ונקודות לשימור. הראו לו את הצדדים הטובים שבו, הצדדים הפחות טובים שנתונים לשיפור. הסבירו לו על רעיונות חדשים וחזון החברה ולאן מועדות פניה וכדומה. שיחת הציפיות צריכה לקחת בין 45 דק’ לשעה. לבסוף פתחו את השיחה למגרש פינג פונג. אולי העובד ישאל שאלות כמו לא הבנתי למה הכוונה שאמרת בקטע XXX וכדומה, הסבירו, הבהירו את הנקודות שציינתם והמשיכו הלאה לשכר (במידה וקיים)
לבסוף אימרו את השכר שנקבע, וחשוב להסביר על פי מה הוא נקבע. “השכר נקבע בהתאם להערכה שניתה לך, בהתאם למנהל והתקציבים” אל תשאירו את נושא השכר פתוח למשא ומתן כי אז העובד יכול להרגיש שיש לו הזדמנות להתנגד, ואולי למעשה הוא ירגיש שהשכר לא הולם ואף חושב שמגיע לו יותר.
זיכרו, הערכת עובדים ומתן משוב עלולים להיות מצבים שמכניסים גורם מאוד דומיננטי של לחץ הן עבור המנהל שמטלה זו מוטלת על כתפיו והן עבור העובד שעלול לחוות פגיעה בביטחון העצמי שלו ולפעמים אפילו במקום העבודה. בעבור מרבית האנשים, זעזוע אשר עלול לייצר שינוי אינו מתקבל תמיד בסבר פנים יפות, כשבפועל- אלה תפקידם הוא רק להיטיב.
הערכת עובדים ומתן משוב מובנה שנעשה בצורה מקצועית יסיע לעובד ולמנהל לזהות את נקודות החוזק והתורפה, לסייע במקצה שיפורים ובהתמודדות שעם חיזוק הטוב והמתודדות עם המכשולים.
שמי עופר ואני מקיים סדנה להערכת עובדים מיזה שנים רבות. בסדנא אני מקנה כלים הכוללים הרבה תרגול וסימולציות להערכת עובדים נכונה ויעילה. שבסופה, אתם תרגישו יותר ביטחון ותדעו כיצד מתבצע התהליך.
אנו מזמינים אתכם להנות מסדנא אשר תעניק לכם את הכלים המקצועיים לבצע הערכת עובדים ומתן שווי ותסיע להם להפיק את המיטב מכך.
עופר רשף מתוך ראיון בערוץ 10 על מנהיגות כמפתחת אנשים
עופר רשף בראיון בערוץ 10 על מתן משוב אפקטיבי והעצמת עובדים
