הצגה עצמית בפרזנטציה שנעשית בצורה נכונה וטובה היא למעשה המענה לשאלה – איך ניצור חיבור מיידי ונעורר רושם ראשוני טוב בקרב הקהל שלנו, כזה שיענה על התהייה “למה שאקשיב בכלל לאדם העומד לפני ואתן בו אמון?”, ויגרום לקהל לרצות לשמוע מה עוד יש לכם לומר. הכנתי עבורכם מדריך מקיף על הצגה עצמית כדי שתוכלו לעשות זאת בקלות ובמהירות, קראו:
רובנו חושבים שאנחנו יודעים באופן טבעי ואינטואיטיבי כיצד להציג את עצמנו. זה כנראה לא נכון, מכיוון שאנחנו נוטים להציג את עצמנו באופן משעמם, נדוש, חוזר על עצמו ולא מעורר אמון מיוחד. במקרה זה, האינסטינקטים שלנו ומה שאנחנו חושבים שאנחנו כבר יודעים על הצגה עצמית מטעים אותנו. אז מה לא לעשות בשלב ההצגה העצמית בפרזנטציה שלנו?
מה לא כדאי לעשות בשלב הצגה עצמית
“בוקר טוב! שמי ישראל ישראלי. אני מנהל תחום מערכות בחברה, והיום נדבר על מערכות תקשורת מתקדמות.” – משעמם, משעמם, משעמם. ובנוסף, הקהל כבר יודע מי אנחנו, וצופה בזמן זה בשקף הראשון של המצגת שלנו, שאמור להציג את נושא ההרצאה, שם המציג, תפקידו, האירוע שבמסגרתו מוצגת הפרזנטציה והתאריך.
הצגה עצמית בסגנון זה לא עונה לקהל, שעדיין אינו מכיר אותנו, על השאלה שהוא תמיד שואל את עצמו: “מי שָׂמְךָ לדבר בפנינו?”. אם לא נספק לו תשובה מיידית טובה לשאלה זו, סביר שיהיה ספקני כלפינו ושרמת הקשב שלו לא תהיה מירבית. במקרה כזה, תאבדו את ההזדמנות לחבר את הקהל אליכם, להתחשב בסקרנותו הטבעית ולהפיג את ספקותיו כלפינו.
בשלב הבא, מתחילים מציגים רבים לדקלם את קורות חייהם כמו מרואיין לא מיומן בראיון עבודה. דמיינו מצב, שבו אני עומד מול קהל ומתחיל הרצאה בנושא “פרזנטציה אפקטיבית”, ואני מציג את עצמי כך:
“שמי עופר רשף. אני בן חמישים ושמונה, גר בראש העין כבר שלושים שנה, יש לי שלושה ילדים: סטודנטית לפסיכולוגיה ומדעי המוח, השנייה מתחילה ללמוד משפטים באוניברסיטה העברית בירושלים, ובן זקונים בתיכון. הוא אגב, בנבחרת ישראל בטיפוס קירות. גאווה גדולה. בשנת 1992 סיימתי תואר ראשון באוניברסיטה העברית, ובשנת 1996 תואר שני במדיניות ציבורית וניהול באוניברסיטת תל אביב. בין השנים 1997-1995 ניהלתי מכללה פרטית. בשנת 1998 התחלתי את תפקידי כסגן ראש עיריית ראש העין, בשנת 2003 …”
לא רלוונטי, לא מעניין! וגם לא עונה על שאלת הקהל: “מדוע אתה שווה את זמני ומדוע שאקשיב לך?”. הקהל לא הגיע להאזין לביוגרפיה שלכם, אלא לקבל מידע שיספק את צרכיו, יעניין ויאתגר אותו, יעזור לו ויקדם אותו.
איך כן לבצע הצגה עצמית בפרזנטציה שלכם שתאפשר לכם להשיג את מטרותיכם?
הצגה עצמית טובה כוללת ארבעה שלבים:
שלב ראשון: הצגת השם המלא
אמרו את שמכם המלא, זה מייחד אתכם כמציגים, מבדל אתכם מאחרים ומכבד אתכם ואת הקהל. גם אם שמכם ארוך או מצחיק, אל תתנצלו לגביו ואל תחסירו אותו. לאחר הצגת השם חכו שתיים־שלוש שניות לפני שאתם ממשיכים הלאה. כך השם שלכם ייקלט על ידי הקהל, יהדהד באוזני המשתתפים ואתם תשדרו יותר ביטחון ועוצמה.
שלב שני: הצגת הרקע והניסיון הרלוונטי
כשאנו מציגים את עצמנו, אנחנו חייבים להכין תמצית ביוגרפיה שתספק מענה לקהל הספציפי מולו אנו עומדים בנושא שרלוונטי לו. לכן כאשר אני פותח הרצאה או סדנה בנושא פרזנטציה, אני מציג את עצמי כך:
“שמי עופר רשף (פאוזה). במהלך עשרים השנים האחרונות אני מסייע לחברות ולארגונים למקסם את ההצלחה שלהם, למנף את התוצאות העסקיות שלהם, למקסם את ההצלחה, הפוטנציאל וההנאה של מנהלים ועובדים. אני עושה זאת במגוון תחומים, ואחד המובילים הוא פרזנטציה. העברתי מאות סדנאות בנושא. אני עובד בארגון שלכם… כבר… מעבר לניסיון שלי בהעברת סדנאות והרצאות בנושא “פרזנטציה אפקטיבית” שימשתי במהלך השנים אני עצמי במגוון תפקידים בכירים, גם בסקטור הציבורי וגם בסקטור הפרטי. הופעתי בפני אינסוף קהלים באינסוף סיטואציות, וראיתי בכל פעם מחדש כיצד הכלים שנדבר עליהם היום סייעו לי, וסייעו לאחרים, להצליח.”
שלב שלישי: סיפור אישי
סיפור אישי שלכם יכול להעצים את הרקע והניסיון הרלוונטיים שלכם לקהל ולצרכיו. זה יכול להיות סיפור המתאר כיצד הגענו לעסוק בתחום, סיפור הקשור ללקוח, קולגה או עמית, סיפור המתאר אנקדוטה המדגישה את יכולותיכם לעזור לקהל בדרכים מסויימות או שיוצר אמון ביכולותיכם לעזור לו.
שלב רביעי: אני מאמין
ניתן לסיים את ההצגה העצמית ב”אני מאמין” שלנו בנושא. בהרצאות וסדנאות בנושא פרזנטציה אני נוהג לומר במסגרת ההצגה העצמית שלי: “אני מאמין שכל אחד יכול להיות מאסטר בפרזנטציה, אם הוא רוצה ומתאמן. לאחד יידרש יותר זמן – תלוי בנקודת הפתיחה, ולאחר יידרש פחות זמן. כל אחד יכול להיות מאסטר.” זהו משפט שרק מי שיש לו הרבה ניסיון בתחום יכול לומר. הוא נוסך ביטחון במשתתפים ומעצים את הרקע והניסיון שלי. הוא גורם לקהל לרצות להקשיב מכיוון שהמאזינים מתחילים להאמין שאם יעשו זאת, אכן יוכלו גם הם להפוך לאלופי פרזנטציות בזכות הידע שאוכל להעביר להם.
ביצוע כל השלבים הנ”ל בצורה נכונה יביא אתכם למצב שבו הקהל כחומר ביד היוצר, נותן בכם אמון ומשתוקק כבר לשמוע מה יש לכם להעניק לו. במצב זה הקשב שלו מקסימלי, הסקרנות בשיאה ואתם כבר נתפסים בעיניהם כמי שיודעים מה הם עושים. בכך, השגתם את המטרות העיקריות של ההצגה העצמית ואתם במצב הטוב ביותר להמשך הפרזנטציה שלכם.
בהצלחה!
שאלות ותשובות נפוצות בנושא הצגה עצמית בפרזנטציה או הרצאה:
ישנם רעיונות נוספים שמאפשרים לתבל את ההצגה העצמית באופן מעניין?
בהחלט, ניתן להוסיף ברכה חמה – פתיחה עם חיבור רגשי לקהל, או משפט מעורר השראה שמציג בפרספקטיבה חדשה את הערכים שלכם או את מטרת ההרצאה.
אפשר לשלב שאלה רטורית שתיצור מתח וסקרנות אצל הקהל, או להציג במצגת תמונה לא ברורה לגמרי שמעוררת שאלות וציפייה לפתרון השאלה “איך היא קשורה?” אצל הקהל, וגם כל טריגר אחר כמו קטע מוסיקלי, וידאו, וכד’.
כיצד ניתן להתאים הצגה עצמית לסוג הקהל?
חשוב מאוד להתאים את ההצגה העצמית לרמת הידע, לתחומי העניין, לצרכים ולערכים של הקהל. כדי לעשות זאת יש לחקור מראש את הקהל, להבין מי הם, מהן הציפיות שלהן ומה הרקע שלהם. יש להתאים את השפה וסגנון הדיבור – להשתמש בשפה מקצועית או יומיומית בהתאם לקהל. כדאי לעבוד על הדגשת נקודות רלוונטיות – לבחור להדגיש רק את הפרטים שהקהל יעריך או יבין. שימוש בדוגמאות מהחיים המקצועיים או האישיים שיקשרו בין המסרים שלכם לחוויות מעולמם של המאזינים.
איך אפשר לשפר את ההצגה העצמית שלנו בפרזנטציה?
שיפור יכולת ההצגה העצמית הוא תהליך מתמשך ותלוי תרגול. חשוב לעבור על ההצגה מספר פעמים לפני האירוע כדי להרגיש בטוחים ונינוחים. שימו לב – כדאי להימנע ממונוטוניות על ידי שימוש בטון משתנה, הפסקות ומעברים חלקים. הימנעו ממתן מידע לא רלוונטי, אל תעמיסו פרטים שאינם תורמים להבנה או לקידום המסר. הימנעו מהתנצלויות מיותרות שעלולות לפגוע ברושם המקצועי.
קבלת משוב יכולה לסייע מאד. נסו לתרגל מול עמיתים או חברים כדי לקבל הערות בונות לשיפור.
איך ניתן להתמודד עם חרדה לפני ההצגה העצמית?
הכנה מוקדמת יכולה לסייע מאד בהתמודדות עם החרדה. חזרה על ההצגה מול חברים או מול מראה מסייעת גם לבניית ביטחון. לפני ההצגה, שימוש בנשימות עמוקות וטכניקות הרפיה יכול לעזור להוריד את רמת החרדה. הזכירו לעצמכם את ההצלחות הקודמות שלכם והתמקדו במסרים חיוביים לעצמכם. זכרו שהקהל מתעניין בעיקר בתוכן שלכם כמומחים בתחומכם.
